Tien tips om de telefoon goed op te nemen

22 januari 2009 - "De Nederlandse werknemer heeft geen idee hoe hij de telefoon professioneel opneemt." Dat stelt Arnoud Koek, directeur van Sparq, op VKbanen. " Maar het is wel het visitekaartje van de onderneming en zichzelf." Om hoog opgeleide professionals te beschermen tegen telefoonblunders, stelde hij een tiplijst op.

1. Neem de telefoon op met een glimlach
2. Laat de telefoon niet meer dan drie keer overgaan
3. Bellers horen het eerste woord niet, begin daarom altijd met goedemorgen of goedemiddag
4. Spreek langzamer dan bij fysiek contact
5. Luister goed naar de beller, niet alleen naar wat hij zegt, maar vooral hoe hij het zegt
6. Gebruik positieve, oplossingsgerichte taal
7. Gebruik actieve taal, vertel wat u gaat doen
8. Leef u in, toon empathie
9. Maak het gesprek persoonlijk, gebruik af en toe de naam van de beller
10. Blijf te allen tijde correct 

Glimlach
Maar wat heeft het voor zin om te glimlachen? Niemand ziet dat toch? Koek: "Een glimlach wordt ook gehoord. Zo helpt het de werknemer om positief te klinken." Maar er is meer. "Werknemers hebben het vaak zo druk dat ze het als storend ervaren als de telefoon overgaat. Terwijl een telefoongesprek juist klanten aan hen kan binden. Als de klant hoort dat de werknemer er niet volledig met zijn aandacht bij is, wordt hem dat aangerekend." En dat kunnen veel bedrijven zich niet permitteren in tijden van crisis. 

Lawaai
Het probleem ligt overigens niet altijd bij de werknemer zelf. "Drukke ruimtes met veel stemmen en geluiden op de achtergrond leiden ook af. Die zijn funest voor de klantbeleving en bevatten een hoog afbreukrisico voor het imago van de organisatie," aldus Koek.

Gerelateerde nieuwsitems