Vijf tips om te communiceren op afstand

10 juli 2009 - Als virtuele teams echt de toekomst worden, kunnen managers hun borst natmaken. Uit onderzoek van VitalSmarts bleek namelijk dat maar liefst dertien van de veertien meest voorkomende problemen op het gebied van werkrelaties vaker voorkomen als teams fysiek van elkaar gescheiden zijn.

Bovendien zijn de problemen dan moeilijker op te lossen en duren conflicten langer. En dat is allemaal slecht voor de productiviteit. Als mensen problemen hebben met een collega die op een andere locatie werkt, doen ze vaak of helemaal niks of gaan ze over tot een verbale aanval. De stille aanpak behelst onder andere de telefoon niet opnemen als de betreffende collega belt, niet terugbellen of e-mailen en hen niet betrekken bij belangrijke beslissingen. Verbaal geweld bestaat vaak uit zwartmakerijen, kritiek, geroddel, klagen en de beslissingen van de betreffende collega de grond inboren. 

Communicatie
Joseph Grenny, medeonderzoeker en schrijver van het book ‘Crucial Conversations’ stelt dat CEO’s de kostenbesparing van virtuele teams goed in kaart weten te brengen, maar de kosten ten gevolge van conflicten vaak over het hoofd zien. "Als managers niet leren hoe ze een virtueel team optimaal kunnen laten presteren, blijft de productiviteit achter. De oplossing is communicatie. Het is vooral van belang dat managers weten hoe ze emotioneel en politiek gevoelige kwesties op een open en respectvolle manier ter sprake kunnen brengen. De meeste problemen die ontstaan zijn namelijk op dat soort onderwerpen terug te voeren." 

Vijf tips
De onderzoekers komen met vijf tops om belangrijke gesprekken te voeren met collega’s op afstand: 

1. Wees het probleem voor
Zorg dat er vanaf het allereerste begin van de samenwerking gecommuniceerd wordt. Bespreek hoe de samenwerking zal verlopen en stel regels op omtrent de aanpak van problemen. 

2. Uit uw waardering
Neem de tijd om kleine successen te erkennen en te vieren. Doe dit openlijk zodat elk teamlid op de hoogte is. 

3. Bespreek individuele problemen nooit in de groep
Bij telefoongesprekken kan de lichaamstaal niet gelezen worden, en bij conversaties via de e-mail ontbreekt bovendien de stemintonatie. Woorden kunnen dan ook gemakkelijk verkeerd uitgelegd worden. Het is daarom van belang problemen en gevoelige zaken eerst een op een te bespreken. 

4. Zeg eerst wat u niet wilt zeggen
Staat u op het punt een belangrijk onderwerp aan te snijden, weerleg dan meteen de mogelijke verkeerde interpretatie van uw woorden. Zeg bijvoorbeeld direct dat u niet bedoelt dat het probleem puur en alleen veroorzaakt wordt door de ander. Voorkom dat de tegenpartij zich aangevallen voelt. 

5. Verzamel medestanders
Gaat u een gevoelig onderwerp aansnijden in een conference call, bespreek het dan van tevoren met teamleden. U kunt hen ook vragen u te steunen als u een bepaald onderwerp ter sprake brengt.

Gerelateerde nieuwsitems