Tien tips voor menselijk zakelijk contact in een digitale wereld

27 augustus 2009 - Werken en zaken doen blijven mensenwerk. Ook in dit digitale tijdperk. Hoewel u meer en meer via telefoon en e-mail communiceert met uw medewerkers, collega’s, klanten en relaties blijft een menselijke touch onmisbaar voor een echt goede relatie. Hoe doet u dat?

IBM beschreef het in de gids ‘Social Business Etiquette’. 6Minutes.be destilleerde hieruit tien tips:

1. Ga eens samen koffie drinken
Via e-mail en telefoon bouwt u geen relatie op. Vraag u daarom bij ieder digitaal contact af of u het onderwerp niet beter kunt bespreken bij een kop koffie. Doe dit zeker als er emoties, kritiek of vertrouwelijke informatie in het spel zijn. Dergelijke zaken leiden maar al te vaak tot misverstanden als ze digitaal geuit worden. 

2. Geef échte aandacht
U bent dan wel altijd bereikbaar dankzij uw pda, mobiel en laptop maar het is nogal onbeleefd om tijdens een overleg of bijeenkomst te bellen, e-mailen of te sms’en. Heeft u een persoonlijke bespreking? Zet uw mobiele apparaat uit. Moet u bereikbaar zijn in verband met een dringende persoonlijke of zakelijke kwestie, leg dit dan even uit. 

3. Respecteer de grenzen van anderen 
De een vindt het prettig ’s avonds nog even door te werken, een ander houdt werk en privé liever strikt gescheiden. Houd daar rekening mee, ook al is de keus van de ander niet de uwe. Bespreek samen wanneer u wel en niet bereikbaar bent. 

4. Ga zakelijk chatten
Dankzij IM kunt u in real time communiceren met anderen die, bijvoorbeeld, aan hetzelfde project werken en dat kan bijzonder efficiënt zijn. Zorg er wel voor dat de informatie relevant, beknopt en to-the-point is. Vermijd privézaken en grappen. 

5. Houd rekening met achtergrondgeluiden
Steeds meer mensen bellen onderweg, zowel te voet, in de auto als in de trein. Niks mis mee, maar houd er rekening mee dat achtergrondgeluiden erg storend kunnen zijn voor degene aan de andere kant van de lijn, vaak klinken ze in hun oren nog harder dan in de uwe. Ga dus niet bellen op een druk terras of naast een langsdenderende trein of optrekkende vrachtwagen. Zoek een rustig plekje op en doe de ramen van uw auto dicht. 

6. Alles wat u opschrijft, blijft toegankelijk
Word niet te persoonlijk in uw zakelijke online communicatie via mail, chat of blog. Vaak is de informatie later ook toegankelijk voor anderen. Wat u op internet of in de mail zet, verdwijnt in principe nooit meer. Houd daar rekening mee. 

7. CC niet teveel
Het lijkt zo makkelijk, een cc’tje sturen. Maar hebben al die ontvangers echt iets aan de informatie? Kunt u de ontvanger niet beter een persoonlijk bericht sturen? Vaak wel, cc’s roepen nogal wat irritatie op namelijk. En als iedereen het doet, werkt het zelfs contra-productief (informatie overload). 

8. Vermijd lollige sms’jes/voicemails/ringtones.
Past uw communicatie bij de organisatie en uw functie? Uw leidinggevende waardeert het waarschijnlijk niet echt als u zich via de sms ziek meldt met een lollige tekst en veel emoticons. Let ook op uw ringtone en houdt uw voicemail-meldtekst zakelijk. 

9. Wees efficiënt
Ook in een telefonische vergadering en videoconferentie. Stel een duidelijke agenda en tijdslimiet op en houd u daaraan. Bereid u bovendien goed voor. 

10. Wees u ervan bewust dat u altijd het visitekaartje bent van uw bedrijf
Zorg dat uw mobiel en laptop er representatief uitzien en voer geen luide gesprekken in bijvoorbeeld restaurants. U stoort er anderen mee en dit kan een negatieve invloed hebben op de beeldvorming van uw onderneming.

Gerelateerde nieuwsitems